Selama ini, kehadiran signature di akhir email sering dianggap sepele.
Signature hanya terkesan dianggap tak penting, padahal ini bisa
memperlihatkan karakter Anda. Sangat penting, terutama jika digunakan
dalam email bisnis Anda.
Biasanya, signature di email
memperlihatkan informasi dasar tentang Anda, apa yang Anda kerjakan, dan
bagaimana cara Anda bisa dihubungi. Hingga saat ini, setidaknya ada
empat tipe signature, antara lain:
1. Novelis
Seperti
seorang yang menulis novel, tipe seperti ini biasanya menulis
panjang-lebar di signature-nya. Bahkan, tipe ini memberikan terlalu
banyak informasi dalam signature. Saking lengkapnya, bahkan seperti
menulis profil di akun Facebook, atau malahan Friendster.
Tak
jarang tipe novelis ini ikut mencantumkan link blog, juga akun jejaring
sosial. Merasa kurang, bahkan tipe ini ikut mencantumkan kutipan
favorit.
2. Ingin Diperhatikan
Tipe
seperti ini sering mencantumkan huruf yang ditebalkan (bold) dalam
signature-nya. Tak hanya itu, bahkan warna-warni ikut mencerahkan
kata-kata yang ditulis dalam huruf tebal itu. Banyak yang tidak sadar
kalau huruf berwarna kuning di background warna putih sungguh mengganggu
untuk dibaca.
3. Pecinta Grafis
Selain
informasi, biasanya tipe ini sering mencantumkan gambar atau grafis
pendukung. Seperti logo perusahaan dan foto diri. Tak hanya itu, bahkan
ada yang juga mencantumkan gambar-gambar tematis, seperti Natal atau
Tahun Baru. Sayangnya, mereka tidak mengetes email itu, sehingga
terkadang gambar-gambar itu tidak muncul di email penerima.
4. Sang Misterius
Seperti
ingin memunculkan kesan misterius, tipe signature ini jarang menulis
nama atau informasi lengkap. Bisa jadi hanya pesan-pesan singkat,
seperti "thx. c u l8r", yang seharusnya dibaca "thanks, see you later".
Bahkan, ada juga yang menulis nama, tapi dalam font Wingdings.
***
Setelah mengenal sejumlah tipe dan karakter umum signature di email, ada baiknya Anda mengetahui tips-tips signature ini:
1. Buat sesingkat mungkin. Empat baris merupakan standar yang bisa diterima.
2. Sebaiknya gunakan tanda-tanda untuk membatasi informasi. Bisa menggunakan (|) atau (::). Misalnya: "Nama | No Telepon | dll"
3. Ingat, teks polos lebih bisa diterima secara umum. Hindari warna, font khusus, atau gambar.
4. Gunakan tanda pemisah signature dengan isi email. Biasanya menggunakan tanda (--).
5.
Hati-hati menggunakan format HTML, karena sering tidak muncul di email.
Ada baiknya Anda mengetes kirim email terlebih dahulu, terutama jika
menggunakan format HTML.
6. Hindari menggunakan banyak nomor
telepon atau alamat email di signature. Pilih nomor kontak yang sesuai
dengan email yang dikirim. Informasi Instant Messaging atau akun Skype
bisa juga Anda masukkan jika Anda ingin dihubungi dengan cara itu.
7. Kalau Anda ingin mencantumkan akun jejaring sosial, pastikan itu sesuai dengan email yang Anda kirim.
8.
Hati-hati menggunakan kutipan. Bisa jadi kutipan yang Anda gunakan
menyinggung orang lain. Apalagi jika Anda menggunakan kutipan yang
berlatar agama, suku, atau bangsa.
SUMBER
Tidak ada komentar:
Posting Komentar